Webmail: Pengertian, Manfaat, Jenis, dan Cara Kerjanya

webmail

Jika ditanya tentang email, pasti sebagian besar pengguna internet mampu menjawabnya. Namun bagaimana ketika dikasih pertanyaan lain, yaitu webmail. Mungkin hanya sedikit saya yang paham tentang istilah ini. Padahal tidak sedikit diantara mereka yang sering memakai fasilitas ini. Apalagi bagi para pelaku bisnis dan yang terjun dalam bidang pemasaran atau marketing online.

Pengertian Webmail

Webmail adalah suatu layanan email yang ada di channel website. Sehingga fasilitas ini bisa diakses di berbagai browser seperti Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, dan lainnya. Selain itu, bisa dikatakan, webmail merupakan salah satu jenis website atau klien milik klien yang memakai website sebaga alat untuk mengelola atau mengatur email dari sisi klien.

Dalam penggunaannya, webmail tidak memerlukan instalasi software, aplikasi tertentu maupun perangkat lunak lainnya. Hanya ada satu tindakan saya yang dibutuhkan yaitu konfigurasi. Bukan itu saja, karena tidak butuh aplikasi khusus, maka webmail dapat diakses melalui perangkat yang berbeda-beda tanpa ada proses setting.

Disini juga perlu dipahami, webmail merupakan sebuah layanan khusus yang biasanya disediakan oleh provider internet dan perusahaan jasa layanan web hosting. Hal inilah yang membuat webmail bisa diakses di browser atau halaman internet. Jadi tidak menggunakan email klien sebagaimana Microsoft Outlook. Bahkan webmail bisa dijadikan solusi terbaik jika sering menggunakan email namun jarang memakai komputer.

Manfaat Webmail Untuk Kegiatan Bisnis

Seperti yang sudah dijelaskan, sebagian besar pengguna webmail adalah para pebisnis dan praktisi marketing online. Fasilitas ini memang memberi berbagai kemudahan untuk mereka, apalagi jika website bisnis yang dikelola jumlahnya lebih dari satu. Beberapa kemudahan tersebut antara lain adalah sebagai berikut.

1. Memudahkan Organisasi Email

Melalui penggunaannya, webmail akan memudahkan seseorang melakukan organisasi email yang dimiliki. Apalagi dibanding dengan software atau aplikasi email klien, sistem pengelolaannya jauh lebih mudah dilakukan.

2. Fasilitas Yang Lengkap

Webmail selalu dilengkapi dengan fasilitas yang lebih lengkap. Bahkan ada diantaranya yang tidak dapat ditemukan di email klien. Sedikit banyak, hal ini akan memberikan prestise lebih tinggi dan membuat pelanggan semakin percaya untuk melakukan transaksi bisnis atau perjanjian kerja sama.

Demikian pula dari segi kepraktisan, webmail mampu menjawabnya. Dalam sekali waktu, semua email dapat dikirim sekaligus. Sehingga tidak membutuhkan waktu terlalu banyak. Apalagi ketika sedang dilanda kesibukan, penggunaan fasilitas ini akan semakin terasa manfaatnya.

3. Kemampuan Menyimpan Data

Dibanding email biasa, webmail mempunyai kemampuan menyimpan data dengan kapasitas yang lebih besar. Bahkan ada yang mencapai 50 hingga 100 GB. Sangat beda dengan akun email biasa, paling besar hanya mempunyai kapasitas sebesar 15 GB saja. Jadi ketika dipakai untuk menyimpan file dalam bentuk film atau video sekalipun, tidak akan menimbulkan masalah.

Jenis-Jenis Webmail

Pada umumnya fasilitas webmail diberikan oleh perusahaan provider atau penyedia jasa layanan webhosting. Pemberian fasilitas ini dilakukan secara menyatu dengan web hosting, domain dan lain sebagainya. Jadi secara garis besar, sifat dari webmail itu berbayar. Meski demikian, ada beberapa jenis webmail yang bisa digunakan secara gratis melalui domain milik sendiri.

1. Zoho Mail

Zoho mail merupakan webmail gratis yang dalam satu aku bisa digunakan oleh beberapa pengguna sekaligus maksimal 25 orang. Tetapi karena sifatnya gratis, daya kemampuan penyimpanan datanya sangat terbatas hanya 5 GB saja. Namun di balik itu, fitur yang disediakan sangat lengkap, bahkan ada yang namanya office online, manajemen data dan masih banyak lagi.

2. G Suite

Diluncurkan pertama kali tahun 2004, G Suite merupakan webmail milik Google Grup. Dibanding G Mail, G Suite memiliki perbedaan yang sangat kentara. Jika G Mail hanya dapat dipakai dengan akun @gmail, namun ntuk G Suite bisa menggunakan alamat akun @domainsendiri. Ketersediaan fiturnya sangat lengkap mulai dari video, kalender, meeting online dan sebagainya.

3. Proton Mail

Sebagai penyedia layanan webmail terkemuka di dunia, Proton mail selalu mengutamakan urusan keamanan data bagi semua penggunanya. Meski kapasitas maksimal penyimpanan datanya sangat kecil hanya 500 MB saja, tapi tetap bisa dijadikan sebagai alternatif untuk membuat akun webmail terutama bagi pelaku bisnis kelas UMKM.

Cara Kerja Webmail

Sistem atau cara kerja webmail dialawi dengan pengiriman email. Setelah dikirim, email tersebut akan tersimpan dalam email server dan disatukan dengan file. Penyimpanan ini disesuaikan dengan tujuan, tanggal beserta waktu saat dikirimkan. Setelah itu penerima akan membaca email tersebut dengan cara melakukan akses ke email server melalui browser.

Email server sendiri biasanya punya dua server yang tidak sama. Masing-masing adalah incoming server dan outgoing server. Outgoing server merupakan server yang mengelola email keluar dan server yang digunakan antara lain server SMTP atau Simple Mail Transfer Protocol di port 25.

Lalu untuk incoming server yang dipakai untuk mengelola email masuk, menggunakan POP3 atau Post Office Protocol di port 110. Selain itu, ada pula yang memakai IMAP atau Internet Mail Access Protocol di port 143.

Kemudian jika ada kendala dalam proses pengiriman, misalnya gangguan koneksi internet, email yang dikirim akan dimasukan ke queue dan akan dikirim ulang dalam jangka waktu 15 menit. Lalu apabila muncul perubahan dan kendala lagi, langsung diberikan oleh undeliver melalui inbox milik pengirim.

Untuk pengguna POP server, ketika ingin membaca email di server harus didownload lebih dahulu dan email tersebut akan muncul di device. Sedangkan pemakai IMAP, email bisa diterima melalui server lalu dibuka kembali melalui device lain.

Melalui prosedur kerja tersebut, dijamin email bisa dikirim sekaligus diterima secara lebih cepat dan aman. Selain masalah koneksi internet, tidak ada gangguan lain yang muncul pada pemakaian webmail. Bagaimana, ada yang pernah menggunakan atau ingin tahu lebih lanjut dengan fasilitas ini? Silakan saling bertanya dan berpendapat di kolom komentar.